איך לבנות תקציב לפרויקט
כשאנחנו פונות לקבלת תמיכה עבור פרויקט או תכנית, אנחנו חייבות להציג תקציב. נכון שלא תמיד נדרש פירוט מדויק שלו בשלבים הראשוניים, אבל אני ממליצה מאד לא לצאת לגיוס ולא לעניין אף גורם בפרויקט שלכן לפני שיש לו תקציב ברור ומהודק.
אני חושבת שכדאי בהתחלה דווקא לחלום בגדול ולהתחיל לבנות את התקציב כשכל מה שאתן רוצות נמצא בו: רוצות פעילות העשרה מיוחדת? הכניסו את הסעיף הזה לתקציב. רוצות שלוש ארוחות מלאות ביום – למה לא בעצם? הנייר סובל הכל וכדאי להתחיל הכי טוב שאפשר ומקסימום להוריד מרכיבים או עלויות בהמשך. בשלב הזה אפשר לתכנן כאילו Money is no issue, מה אכפת לכן..
כל המרכיבים שמופיעים בתקציב שלכם צריכים לשקף את המחירים האמיתיים של השוק. אם הפרויקט שלכם כולל שעות ליווי של פסיכולוג – ציינו מהי העלות האמיתית שלהן. הצלחתם להשיג את זה בחינם? כל הכבוד לכם. עלות של הפרויקט צריכה לכלול מחירי שוק ותכף נדבר על איך זה אמור לבוא לידי ביטוי בתקציב הסופי.
אז מה צריך להופיע בתקציב?
תקציב צריך להכיל טבלה של הוצאות וטבלה של הכנסות, זו לצד זו או זו אחרי זו. ככה השותף הפוטנציאלי יכול לראות כמה הפרויקט עולה באמת ומאיפה צפוי להגיע שאר המימון שלו. התקציב צריך להכיל את כל המרכיבים של הפרויקט, גם כאלה שכבר ממומנים לכם על ידי גורם אחר או שניתנו בהתנדבות או במתנה.
מה צריך להופיע בטבלת הוצאות?
- הוצאות כוח אדם – ניהול הפרויקט, ריכוז הפרויקט, בעלי תפקידים שונים בפרויקט, מרצים חד-פעמיים, מנחות של סדנאות וכו' – באמצעות משכורות או תשלום פרילנס. לא לשכוח להציג את העלויות האמיתיות שלכם, כלומר את עלות המעביד הכוללת במידה שמדובר בשכר קבוע
- הצטיידות – חד-פעמית או דברים מתכלים שיש לרכוש בכל פעם מחדש
- תשתיות – למשל בניית אתר, שימוש באפליקציה, שכירות של מבנה לפעילות וכן הלאה
- הסעות, אם יש
- הוצאות שוטפות כמו כיבוד קל או דברים פשוטים שעלותם לא גבוהה
- שיווק ופרסום – במקרה שזה רלוונטי
- בקרה ומעקב אחרי הפרויקט – לא מופיע מספיק פעמים בתקציבים וחבל..
- עלויות תקורה –כמה שיעלה לכן להפעיל את התכנית באמצעות מנגנון הארגון שממילא עובד, למשל עלויות של הנהלת חשבונות, חשבות שכר, יועצת משפטית, שכירות שלכם, הוצאות משרד וכן הלאה. לא (אני חוזרת – לא!) להציג עלויות גדולות בסעיף זה, הפרויקט לא אמור לממן את עלות הפעילות הכוללת של הארגון, חשוב להציג עלות צנועה ויחסית ככל האפשר.
- סעיף שלא כדאי להציג לשותף אבל כדאי שיהיה לכם תמיד הוא "בלתי צפוי". אני ממליצה לתקצב את הסעיף הזה בכ-10% מעלות הפרויקט. (פולניה, נו).
בטח יש עוד הרבה הוצאות בהתאם לאופי וסוג הפרויקט, אבל אלה הן העיקריות שמופיעות ברוב המקרים.
מציעה להציג את טבלת ההוצאות כך:
מה צריך להופיע בטבלת ההכנסות?
טבלת ההכנסות מציגה את הכספים או המשאבים שכבר הצלחתן לגייס לפרויקט ואת אלה שעוד נותר לכן לגייס: שירותים של אנשי מקצוע שניתנו לכן בחינם או בהנחה, פרו-בונו כמו כיבוד, עלות שכירות שאתן לא צריכות לשלם כי המועצה המקומית נתנה לכן חדר במתנ"ס וכן הלאה. חשוב להציג בהכנסות את כל השותפים, גם בשווה כסף וגם בהתנדבות.
בטבלה צריכים להופיע גם שותפים מממנים נוספים של הפרויקט במקרה שיש לכן, כמו תרומה של קרן פילנטרופית, עסק, כספי ממשלה או רשות מקומית, השתתפות עצמית של המשתתפים או קמפיין מימון המונים שעשיתן.
ככל שתציגו יותר שותפים שמשתתפים במימון ומימוש הפרויקט – כך הוא יהיה יותר אטרקטיבי בעיני שותפים פוטנציאליים!! זה מראה שהפרויקט חשוב ושיש עוד אנשים ששותפים במימושו, כך שלא כל העלויות נופלות על השותף הפוטנציאלי.
חשוב להציג מימון עצמי של העמותה, כי למה שרק שותפים חיצוניים יממנו את הפרויקט? בטבלת הכנסות ציינו עלויות שאתן כעמותה לוקחות על עצמכם את מימונן, למשל עלות רכזת התוכנית או עלויות התקורה – זה מעיד על רצינות והתחייבות שלכן לביצוע הפרויקט, גם אם לא תצליחו לגייס את כל הכסף.
ציינו מהו הסטטוס של ההכנסות האחרות – האם הובטחו לכם, עדיין ממתינות לאישור, יש כסף שעדיין נדרש לגייס וכן הלאה. לגיטימי לציין בטבלת ההוצאות "נותר לגיוס" – ברור שלא תמיד יש את כל הכסף לצאת לדרך! כדאי להציג כמה שיותר הכנסות ולהשתדל שלא לדרוש יותר מ-50% מהשותף הפוטנציאלי (בטח אם הוא לא מכיר אתכן עדיין).
וכמובן אל תשכחו לציין בצורה ברורה את שם השותף הפוטנציאלי שאליו פניתם וכמה אתם רוצים לבקש.
מציעה להציג את טבלת ההכנסות כך:
לא לשכוח לסיים במשפט אופטימי שמזמין לשותפות (ולא סתם לתרומה) במימון הפרויקט ומימוש החזון שלו!
חגית שמלי
מזה כעשור מתמחה בפיתוח משאבים, ניהול שותפויות וקשרי קהילה בארגוני חברה אזרחית. אשמח לעשות זאת בשבילכם:
